HR & Admin Executive

**JOB KEY PERFORMANCE INDICATOR**

1. Memastikan pelantikan jawatan memenuhi keperluan syarikat

2. Mengawal selia pencarian bakat bagi memenuhi matrix pengurusan syarikat

3. Mengawal selia disiplin kakitangan

4. Memastikan kos keseluruhan sumber syarikat dan sumber manusia digunakan pada kadar optima.

5. Memastikan pengurusan dokumentasi yang cekap dan sistematik.

**KEY PERFORMANCE CLUES**
1. Memastikan pelantikan jawatan memenuhi keperluan syarikat.
a. Melaksanakan aktiviti pengambilan pekerja seperti mengatur temuduga, penyediaan surat tawaran, penyelarasan proses onboarding dan pengumuman pekerja baharu.
b. Mengiklankan kekosongan jawatan, menyemak resume, menapis calon yang layak untuk ditemuduga dan terlibat secara langsung dalam proses pemilihan.
c. Menyusun jadual temuduga, membangunkan aktiviti dan program pengambilan, membina hubungan dengan sumber dalaman dan luaran serta menyediakan bahan promosi pengambilan.
d. Membantu pihak pengurusan merangka matlamat, objektif, dan jangkaan prestasi pekerja serta memadankan dengan kemahiran yang sesuai.

2. Mengawal selia pencarian bakat bagi memenuhi matrix pengurusan syarikat
a. Menjalankan semakan latar belakang, pengesahan rujukan serta mengurus proses orientasi pekerja baharu.
b. Menyiapkan tawaran kerja mengikut garis panduan syarikat, berunding dengan calon dan memuktamadkan tarikh mula kerja.
c. Membina saluran bakat dengan merancang pengambilan pelatih dan graduan daripada institut pengajian yang disahkan oleh kerajaan.

3. Mengawal selia disiplin kakitangan
a. Melaksanakan pelan penambahbaikan prestasi (PIP) yang bersesuaian.
b. Menyediakan tindakan pembetulan apabila kakitangan didapati melanggar polisi syarikat atau gagal mencapai jangkaan prestasi.
c. Fokus kepada langkah proaktif seperti program latihan yang kukuh, pembangunan kerjaya yang selari dengan pembangunan syarikat, komunikasi secara berkesan dan dokumentasi yang konsisten bagi memastikan prestasi dan pematuhan yang berterusan.

4. Memastikan keseluruhan kos keseluruhan sumber syarikat dan sumber manusia digunakan dengan kadar optima.
a. Merancang keperluan tenaga kerja tahunan serta membantu pihak pengurusan dalam penyediaan bajet pengambilan termasuk pakaian seragam, baju staf dan keperluan pantri.

b. Menjadualkan latihan untuk pekerja bagi meningkatkan kemahiran selaras dengan pertumbuhan syarikat.
c. Menguruskan pembaharuan/pendaftaran lesen yang berkaitan dengan aktiviti syarikat dengan agensi kerajaan yang berkaitan.
d. Pengurusan gaji, elaun, cuti dan sistem HR melalui autocount HRMS.
e. Menguruskan perjalanan dan penginapan kakitangan semasa bekerja di luar syarikat.
f. Memastikan dan memantau kos aktiviti pembelian dan perbelanjaan office upkeep/refreshement/gifts dibelanjakan menggunakan petty cash atau kredit kad syarikat.

5. Memastikan pengurusan dokumentasi yang cekap dan sistematik.
a. Mengurus dan menyelenggara rekod dan data pekerja secara sistematik di dalam sistem dan fail Syarikat/Pekerja
b. Membantu menyusun, menyemak semula serta menaiktaraf SOP syarikat, Buku Polisi Syarikat dan dokumentasi yang berkaitan dengan operasi syarikat mengikut garis panduan akta berkaitan yang terkini.
c. Membangunkan prosedur yang jelas dan konsisten untuk penciptaan dan pelabelan rekod, termasuk piawaian penamaan fail, format, dan dasar penyimpanan rekod.
d. Memastikan semua rekod adalah terkini, tepat dan menyeluruh, merangkumi semua butiran serta tindakan yang berkaitan.
e. Melaksanakan langkah-langkah untuk melindungi rekod daripada kehilangan, kerosakan, atau akses tanpa kebenaran - sama ada dalam bentuk fizikal atau digital.
f. Melaksanakan semakan dan pengemaskinian rekod secara berkala bagi memastikan ketepatan, kelengkapan, dan kesesuaian maklumat yang disimpan. g. Mematuhi semua peraturan dan piawaian industri yang berkaitan dengan pengurusan rekod.
h. Mengendalikan sistem yang membolehkan kakitangan yang diberi kuasa untuk mencari dan mengakses rekod dengan mudah apabila diperlukan.
i. Memberikan latihan yang mencukupi kepada staf mengenai amalan dokumentasi dan penyimpanan rekod yang betul bagi memastikan pelaksanaan yang konsisten.
j. Menggunakan teknologi untuk memperkemas proses pengurusan rekod termasuk sistem pengurusan dokumen elektronik dan aliran kerja automatik.

**OTHERS RELATED WORKS**

a. Memastikan tugasan Ad-hoc yang diberikan oleh pengurusan dilaksanakan dengan tertib, sistematik dan efektif dalam tempoh yang ditetapkan.

b. Sebagai fokal koordinasi pengurusan dalam membantu operasi jualan sekiranya diperlukan dan pada waktu kemuncak.

c. Memberi maklumbalas berkenaan hal operasi dari semasa ke semasa kepada Pengurus Besar

**Job Types**: Full-time, Permanent

Pay: RM2,500.00 - RM2,800.00 per month

**Benefits**:

- Health insurance
- Maternity leave
- Opportunities for promotion
- Parental leave
- Professional development

Ability to commute/relocate:

- Semenyih (43500): Reliably commute or planning to relocate before starting work (preferred)

Work