Pembantu Tadbir

**PEMBANTU TADBIR (OPERASI) (PENDING, KUCHING)**

**Deskripsi Kerja**:

- Merancang dan melaksanakan tugasan pentadbiran dalam pengurusan gudang, bagi memastikan kelancaran operasi berkaitan dengan aliran dan kemaskini dokumen dan maklumat, isu-isu kakitangan, perlesenan serta yang berkaitan

**Tanggungjawab**:
**1. Pemprosesan Tuntunan Pembayaran**
- Menerima, menyemak dan memproses Bil Utiliti dan Invois Perkhidmatan atau Pembelian serta dokumen sokongan daripada kontraktor atau vendor yang dilantik
- Menyediakan Memo Pembayaran kepada Jabatan Kewangan untuk kelulusan pembayaran
- Memasukkan maklumat invois atau bil ke dalam Sistem Axapta untuk proses pembayaran
- Menghimpun dan menyerahkan kepada Ibu pejabat untuk pemprosesan pembayaran dalam masa 3 hari bil invois / utiliti diterima untuk mngelakkan gangguan operasi berikutan kegagalan pembayaran
- Merekodkan maklumat pembayaran dalam Tracking Sheet dan menghantar kepada Ketua Seksyen dan Ketua Unit untuk pengesahan

**2) Pengurusan Kontrak**
- Mengurus dan menyelesaikan aduan vendor dalam masa yang ditetapkan
- mengemaskini dan menyusun passport pekerja kontrak dan permit kerja dokumen dan ringkasan dengan objektif untuk memastikan pematuhan serta melaporkan sebarang deviasi
- Mengadakan mesyuarat semakan prestasi suku tahunan dan menyediakan minit mensyuarat

**3) Menyimpan rekod memo/surat/laporan/audit/ lain-lain bagi sebarang lawatan wakil agensi kerajaan dan menghantar laporan ke ibu pejabat**
- Memastikan semua komunikasi (memo, berita dll) dari ibu pejabat diedarkan dan kemaskini
- Mengadakan mesyuarat bulanan kakitangan dan menyediakan minit mesyuarat

**4) Menguruskan wang panjar Zon**
- Memastikan semua permintaan untuk penggunaan diluluskan sebelum digunakan
- Memastikan semua penggunaan disertakan dengan resit yang lengkap dan disahkan
- Menyimpan lejar akaun, resit dan hantar kepada Ketua Seksyen setiap bulan
- Menghantar lejar dan resit kepada ibu pejabat untuk pembayaran balik wang panjar

**5) Menguruskan tahap stok alat tulis dan lain-lain peralatan pejabat dan permintaan dengan tujuan untuk memastikan tidak ada downtime dalam operasi harian yang disebabkan oleh bekalan alat tulis(termasuk kertas karbon, kertas A4, katrij percetakan dan sebagainya)**

**6) Menyelaras isu kebajikan kakitangan**
- Termasuk penyampaian ucapan takziah dan tahniah (berita/bantuan) kematian, bencana alam yang berpanjangan, perkahwinan, kelahiran, kanak-kanak, sumbangan wang, motivasi) dan juga maklumat kempen syarikat
- Mengkoordiansi penyampaian beras kaitangan dan lain-lain pemberian syarikat
- Menguruskan permohonan latihan dan simpanan rekod latihan kakitangan

**7) Menyusun laporan prestasi bulanan seterusnya menghantar dokumen serta Laporan Perbelanjaan Operasi dan termasuk Rekod Kehadiran Bulanan Individu dan merumuskan untuk semakna dan tindakan leh Ketua Jabatan**

**8) Lain-lain tugasan**
- Menyertai pengiraan stok berkala yang dijalankan oleh jabatan
- Menyertai Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerja
- Menyertai Jawatankuasa Pemeriksaan Beras Tender
- Menyelaras untuk Arkib Dokumen Tahunan
- Menerima arahan dari masa ke semasa daripada Ketua Zon dan Ketua Unit termasuk penggantian tugas kakitangan bercuti

**Keperluan Kerja**:
**1. Kelayakan**:

- Minima Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)

**2. Tahun Pengalaman Kerja**:

- 1 - 3 Tahun

**3. Pengetahuan Khusus**:

- Pentadbiran

**4. Kemahiran**:

- Kemahiran komputer Microsoft Office paras pertengahan

**5. Atribut Peribadi**:

- Mempunyai inisiatif sendiri (self-starter) dan proaktif
- Boleh bekerja di bawah tekanan dan seliaan mínima
- Berintegriti tinggi, jujur dan amanah
- Suka belajar dan boleh dilatih
- Rajin dan berorientasikan pelanggan (dalaman dan luaran)
- Mempunyai pengurusan emosi yang baik

**Job Types**: Full-time, Permanent

Pay: RM1,400.00 - RM3,000.00 per month

**Benefits**:

- Health insurance
- Maternity leave
- Professional development

Schedule:

- Monday to Friday

Supplemental pay types:

- Overtime pay
- Yearly bonus

**Education**:

- STM/STPM (preferred)

**Experience**:

- Working: 1 year (required)