行政执行员(校长办公室)

2 days ago

Kajang, Malaysia Kuala Lumpur University of Science and Technology, formerly known as IUKL Full time

**行政执行员（校长办公室）**

行政执行员负责为校长办公室提供高效的行政与运营支持，确保办公室运作顺畅、沟通协调高效，并符合大学政策及相关法规要求。

**主要职责**
- **行政与文书支持**:

- 协助校长/副校长及高级管理层处理日常行政事务。
- 起草、编辑及管理各类公文、报告、会议纪要及相关文件。
- 维护及更新纸质与电子档案，确保信息安全与保密。
- **执行校长或副校长个人助理职能**:

- 负责管理及更新校长或副校长的日程安排（每日与每月）。
- 安排内部会议及对外拜访，包括会议资料准备与会议纪要撰写。
- 处理电话、信函及各类来往函件，必要时筛选并提交审阅。
- 协调差旅安排，包括交通与住宿预订，并完成相关申请与报销。
- 起草副校长的演讲稿、发言要点及简报文件。
- **会议与活动管理**:

- 协调及筹办大学参议院、理事会及校长办公室相关会议。
- 准备议程、会议资料、会议记录，并跟进落实决议。
- 安排及支持大学重大典礼及官方活动（如访问接待）。
- **沟通与撰稿**:

- 撰写演讲稿、致辞、新闻稿及活动总结。
- 作为校长办公室与院系、行政部门、政府机构及外部伙伴的主要联络窗口。
- 及时、准确地处理来往公函及咨询。
- **政策与合规支持**:

- 协助监督大学遵循马来西亚高等教育部（MOHE）、大专教育评估局（MQA）及内部治理规范。
- 协助准备认证、审计及大学排名相关文件与资料。
- **项目与专项工作**:

- 参与并支持校长办公室推动的战略计划与专项项目。
- 收集、整理及分析相关数据，为管理层提供决策参考。
- 跟进项目进展并定期提交进度汇报。
**任职要求**
- **学历要求**：具备**学士学位**（工商管理、管理学、传播学、教育学或相关领域）。
- **工作经验**：至少 **2-3 年行政或相关岗位经验**，具有高等教育机构或企业办公室经验者优先。熟悉**高层会议组织、文件撰写、差旅管理**等相关工作。
- **技能与能力**：
- 精通**中文、英语及马来语**（听、说、读、写），其中中文为必备条件。
- 有**撰写演讲稿、正式文稿及活动报道**经验者优先。
- 熟练使用 **Microsoft Office 办公软件**及相关信息管理系统。
- 良好的**时间管理、多任务处理**和组织协调能力。
- 能在**高压环境和紧迫期限**下保持高效与准确。
- 具备良好的人际交往及跨部门沟通能力。
- 具备高度责任感与保密意识。
- **个人特质**：
- 积极主动、细致严谨，能够独立工作。
- 适应性强，能根据工作需要灵活调整。
- 具备团队合作精神和正面工作态度。

**Job Types**: Full-time, Contract
Contract length: 24 months

Pay: RM3,500.00 - RM4,500.00 per month

**Benefits**:

- Free parking
- Health insurance
- Maternity leave
- Opportunities for promotion
- Parental leave
- Professional development

**Education**:

- Bachelor's (preferred)
**Experience**:

- Administrative: 3 years (preferred)

**Language**:

- Mandarin (preferred)
Work Location: In person

Expected Start Date: 10/01/2025

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