Receptionist/penyambut Tetamu

**Position Overview**

**Ringkasan Tugasan**

Kami sedang mencari seorang **Penyambut Tetamu** yang profesional dan teratur untuk menguruskan tugasan di kaunter hadapan serta memberikan sokongan terhadap pentadbiran yang menyeluruh. Peranan ini termasuk membantu dengan tuntutan (claim) kakitangan, menyelaras aktiviti pejabat, dan memastikan kelancaran operasi semasa mesyuarat. Calon yang ideal mempunyai kemahiran komunikasi yang cemerlang, sikap proaktif, dan keupayaan untuk melakukan pelbagai tugas dengan cekap.

**Key Responsibilities**:
**1. Front Desk Management**
- Greet and assist visitors, clients, and staff professionally and courteously.
- Answer and direct incoming phone calls promptly and accurately.
- Manage and distribute incoming and outgoing mail, parcels, and other correspondence.

**2. Administrative Support**
- Handle staff claims by verifying and processing documents.
- Coordinate meeting room bookings and ensure proper setup before meetings.
- Entertain the GMD during meetings at the office as required.
- Instruct dispatch staff for sending or collecting documents efficiently.

**3. Office Coordination**
- Ensure the reception area and office are clean, organized, and welcoming.
- Entertain guests and provide necessary assistance during their visit.
- Follow up with departments for daily reports and compile them.
- Edit and prepare weekly reports for submission.

**4. Meeting Preparation**
- Prepare food, beverages, and meeting rooms when the GMD decides to hold a meeting at the office.
- Ensure all meeting materials and resources are available and organized.

**5. General Support**
- Assist with basic bookkeeping tasks such as data entry and invoice processing.
- Support the HR team with administrative tasks, such as organizing interviews or onboarding materials.
- Liaise with vendors, service providers, and maintenance teams if required.

**6. Ad Hoc Tasks**
- Assist with any additional tasks or projects assigned by management to support operational needs.
- Respond flexibly to urgent or unexpected requests, ensuring timely and effective completion.

**Tanggungjawab Utama**:
**1. Pengurusan Kaunter Hadapan**
- Menyambut dan membantu pelawat, pelanggan, dan kakitangan secara profesional dan sopan.
- Menjawab panggilan telefon masuk dengan cepat dan tepat.
- Mengurus dan mengagihkan surat-menyurat, bungkusan dan dokumen yang masuk dan keluar.

**2. Sokongan Pentadbiran**
- Mengurus tuntutan kakitangan dengan menyemak dan memproses dokumen yang berkaitan.
- Menyelaraskan tempahan bilik mesyuarat dan memastikan persediaan yang lengkap sebelum mesyuarat.
- Memberi arahan kepada kakitangan penghantaran untuk menghantar atau mengambil dokumen dengan cekap.

**3. Penyelarasan Pejabat**
- Memastikan kawasan kaunter hadapan dan pejabat sentiasa bersih, teratur dan mesra.
- Melayan tetamu dan memberikan bantuan yang diperlukan semasa lawatan mereka.
- Membuat susulan dengan jabatan-jabatan bagi mendapatkan laporan harian dan menyusunnya.
- Menyunting dan menyediakan laporan mingguan untuk dihantar.

**4. Persediaan Mesyuarat**
- Memastikan semua bahan dan sumber untuk mesyuarat tersedia dan tersusun.

**5. Sokongan Am**
- Membantu dalam tugas perakaunan asas seperti kemasukan data dan pemprosesan invois.
- Memberi sokongan kepada pasukan HR dalam tugas pentadbiran, seperti mengatur temuduga atau bahan orientasi.
- Berurusan dengan vendor, penyedia perkhidmatan, dan pasukan penyelenggaraan jika diperlukan.

**6. Tugas Ad Hoc**
- Membantu dengan sebarang tugasan tambahan atau projek yang diberikan oleh pihak pengurusan bagi menyokong keperluan operasi.
- Bertindak secara fleksibel terhadap permintaan mendesak atau tidak dijangka, dan memastikan penyelesaian yang cepat dan berkesan.

**Requirements**:

- Minimum qualification: SPM or Diploma in Business Administration, Office Management, or a related field.
- Proven 2-3 years of experience in a receptionist or administrative role is preferred.
- Willing and able to work overtime for overnight management meetings that requires support if required.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
- Excellent verbal and written communication skills.
- Strong organizational and multitasking abilities with keen attention to detail.
- Friendly and professional demeanor with a customer-focused approach.
- Ability to adapt to dynamic work environments and prioritize tasks effectively.

**Syarat Kelayakan**:

- Kelayakan minimum: SPM atau Diploma dalam Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan Pejabat atau bidang berkaitan.
- Pengalaman sekurang-kurangnya 2-3 tahun dalam peranan penyambut tetamu atau pentadbiran adalah diutamakan.
- Sanggup dan mampu bekerja lebih masa bagi menyokong mesyuarat pengurusan semalaman jika diperlukan.
- Kemahiran dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
- Kemahiran komunikasi lisan dan bertulis yang sangat baik.
- Keupayaan organisasi dan pelbagai tugasan yang kukuh dengan perhatian terhadap perincian.