Personal Assistant

**Jawatan: Pembantu Peribadi kepada CEO (P.A)** **Gaji: RM3,000.00 - RM5,000.00** **Lokasi: Report Duty di rumah CEO (Ampang Hillview)** Ciri-Ciri PA yang "Well-Experienced dan Tidak Cepat Beremosi" - Boleh bekerja dengan kadar segera - Warganegara Malaysia - Perempuan berumur tidak lebih dari 45 tahun. - Berpenampilan menarik - Berdaya tahan - Cepat menyesuaikan diri dengan perubahan jadual atau keutamaan. - Fleksibel dalam menangani permintaan mendadak atau luar jangka. - Pengurusan peribadi termasuk anak-anak CEO - Profesionalisme Tinggi: - Sentiasa menjaga fokus pada kerja tanpa melibatkan perasaan peribadi, walaupun dalam situasi tekanan tinggi. - Kemahiran Penyelesaian Masalah: - Berkemampuan menyelesaikan isu secara mandiri tanpa perlu arahan terperinci. - Keyakinan dan Ketegasan: - Mampu membuat keputusan penting yang sesuai dengan keperluan CEO dan syarikat. - Integriti Tinggi: - Menjaga kerahsiaan maklumat syarikat dan CEO dengan teliti. - Pengurusan Stres: - Berfungsi dengan cemerlang dalam situasi kecemasan atau perubahan jadual tanpa kehilangan kawalan. **Skop Kerja**: 1. Pengurusan Jadual dan Mesyuarat - Menyusun dan mengatur jadual harian CEO, termasuk mesyuarat, temu janji, dan perjalanan kerja. - Mengingatkan CEO tentang acara penting, tarikh akhir, dan komitmen lain. - Mengatur dan mengendalikan mesyuarat, termasuk menyediakan agenda dan minit mesyuarat. 2. Penyelarasan Komunikasi - Bertindak sebagai penghubung antara CEO dan kakitangan, pelanggan, atau pihak luar. - Menapis dan mengurus panggilan telefon, e-mel, serta surat-menyurat. - Menyediakan draf ucapan, laporan, atau dokumen untuk CEO. 3. Pengurusan Perjalanan - Mengatur jadual perjalanan termasuk tiket penerbangan, penginapan, dan pengangkutan darat. - Menyediakan itinerari lengkap untuk perjalanan perniagaan dan acara rasmi. 4. Sokongan Pentadbiran - Mengurus dokumen penting seperti kontrak, laporan kewangan, dan fail sulit. - Memastikan pejabat CEO berada dalam keadaan tersusun dan efisien. - Melaksanakan tugasan ad-hoc seperti penyelidikan, pengumpulan data, dan penyediaan pembentangan. 5. Sokongan Peribadi - Membantu dalam urusan peribadi CEO seperti pembayaran bil, membeli hadiah, atau menyusun acara keluarga. - Memastikan keperluan peribadi CEO dipenuhi tanpa mengganggu tanggungjawab profesional. 6. Penyelesaian Masalah dan Pengurusan Krisis - Bertindak segera terhadap sebarang isu mendesak yang melibatkan operasi CEO. - Memberikan sokongan strategik dalam pengambilan keputusan berdasarkan maklumat yang dikumpul. Ciri-ciri Penting PA kepada CEO - Komunikasi: Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan yang tinggi. - Pengurusan Masa: Keupayaan mengatur jadual yang kompleks secara efisien. - Kerahsiaan: Mampu menangani maklumat sulit dengan penuh integriti. - Adaptabiliti: Fleksibel dalam mengendalikan tugas yang berubah-ubah dan kecemasan. - Kemahiran Teknologi: Mahir menggunakan perisian pejabat seperti Microsoft Office dan alat pengurusan projek. Berikut adalah tambahan skop tugas dan tanggungjawab seorang Personal Assistant (PA) kepada CEO, lebih terperinci: 7. Pengurusan Projek - Membantu CEO memantau projek syarikat, termasuk mengaturkan garis masa dan pencapaian (milestones). - Mengendalikan komunikasi dengan ketua jabatan untuk mendapatkan kemas kini projek dan memastikan kelancaran pelaksanaannya. - Menyediakan laporan kemajuan projek untuk CEO. 8. Penyediaan Bahan Pembentangan - Membantu menyediakan slaid, grafik, dan bahan pembentangan untuk mesyuarat dalaman atau luaran. - Memastikan bahan pembentangan sesuai dengan visi dan mesej yang ingin disampaikan oleh CEO. - Menyemak fakta dan data untuk memastikan ketepatan maklumat. 9. Pengurusan Acara - Mengaturkan acara rasmi seperti seminar atau makan malam korporat. - Berurusan dengan pembekal, katering, dan vendor lain untuk memastikan acara berjalan lancar. - Menyediakan senarai jemputan dan mengatur logistik seperti tempat duduk dan peralatan audio-visual. 10. Sokongan Kewangan dan Akaun - Memastikan pembayaran bil dan klaim perbelanjaan diselesaikan tepat pada masanya. - Membantu dalam pengurusan dokumen kewangan seperti invois, resit, dan dokumen percukaian. 12. Pemantauan Media dan Reputasi - Menguruskan imej dan reputasi CEO di media sosial dan media umum. - Memantau liputan berita dan menyampaikan maklumat penting kepada CEO. 14. Penyelarasan Kerja dengan Pembantu Lain - Bekerjasama dengan pembantu lain seperti pembantu rumah, pemandu peribadi, atau pasukan pentadbiran. - Memastikan semua tugasan selaras dan tidak bertindih, terutama jika melibatkan jadual CEO. 15. Inovasi dan Peningkatan Proses - Mencadangkan cara untuk meningkatkan efisiensi operasi harian CEO. - Menerapkan alat teknologi baharu yang memudahkan pengurusan masa atau komunikasi. - Mencari peluang automasi tugas berulang untuk menjimatkan masa CEO. 16. Etika dan Hubungan Profesional - Menjadi wakil CEO dalam situasi tertentu dengan menjaga profesionalisme. - Menjalinkan hubung